個人情報のお取扱いについて
当社が保有する個人情報のお取扱いについて
最終改定日:2022年4月25日
ケイ・アイシステム株式会社(以下、「当社」と呼びます。)は、当社のサービスを円滑に行うため、サービス上必要となる個人情報を取得しますが、これらの個人情報は、当社の「個人情報保護方針」に基づくほか、以下の通り取り扱います。
1. 開示対象個人情報
当社の、開示対象個人情報について次の事項を公表いたします。
(1)
事業者: ケイ・アイシステム株式会社
(2)
個人情報保護管理者: 取締役 今井 健一
(3)
利用目的: 「2.個人情報の利用目的」を参照願います。
(4)
苦情の申出先: 「10.個人情報に関する受付窓口」を参照願います。
(5)
認定個人情報保護団体: 一般財団法人 日本情報経済社会推進協会
苦情の解決の申出先 認定個人情報保護団体事務局
住所 〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号六本木ファーストビル内
TEL 03-5860-7565 / 0120-700-779
(6)
開示に関する手続き: 「8.個人情報の開示等の手続き」を参照願います。
2. 個人情報の利用目的
当社は、取得した個人情報を次の目的のために利用します。
(1)
製品・サービスのご提供のため
(2)
商品やサービスの納入並びに業務上必要書類の送付を行うため
(3)
当社がご提供するサービスについて、料金をご請求するため
(4)
業務遂行上、必要な範囲におけるご連絡をするため
(5)
お取引先との契約関係のご相談のため
(6)
お客様からのお問合せやご意見に対してご回答を行うため
(7)
従業者の人事管理、給与計算、社会保険手続きのため
(8)
ソフト開発業務者(オンサイト技術者)紹介のため
(9)
採用活動における選考のため
(10)
選考のご案内等、採用活動に関するご連絡のため
なお、当社が求める個人情報のご提供がいただけない場合、又は記入不備があった場合にはその後のサービスのご提供、その他採用応募者の採用選考などについて、ご希望に添えないことがございますので、予めご了承をお願い致します。
3. 個人情報の取得
当社は、適法、かつ、公正な手段によって個人情報を取得します。
4. 業務の委託
当社は、個人情報の利用目的を達成するために個人情報に関する業務を外部企業へ委託することがあります。業務の委託に伴い、当社が取得した個人情報を必要な範囲において預託することがあります。
5. 第三者への提供
当社は、以下のいずれかに該当する場合を除き、取得した個人情報を、あらかじめ本人の同意を得ることなく、第三者に提供いたしません。なお、業務委託先への預託の場合は第三者への提供には当たりません。
(1)
法令に基づく場合
(2)
人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得る ことが困難であるとき
(3)
公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
(4)
国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがあるとき
6. 共同利用
当社は、取得した個人情報を共同利用することはいたしません。
7. 個人情報の管理について
当社は、取得した個人情報を適切に管理するとともに、漏えい、滅失又はき損等の防止のために最大限の注意を払います。取得した個人情報の保護と適切な取扱いに関して、役員並びに従業者に対し社内教育を徹底します。また、利用目的に応じて個人情報の保存期間を別途定め、当該期間経過後はこれを適切な方法で廃棄いたします。
8. 個人情報の開示等の手続き
当社が保有する個人情報について開示等をご希望される場合には、ご本人様並びに代理人(法定代理人)様の本人確認が終了した後に、速やかにご対応させて頂きます。
(1)当社が保有している個人情報について、ご対応させて頂く内容は以下の通りです。
①利用目的の通知
当社が保有している個人情報について、どのような目的で利用しているかご通知致します。
②個人情報の開示
当社が保有している個人情報について、その内容をご開示致します。
③個人情報の訂正、追加または削除
当社が保有している個人情報について、その内容を訂正または追加させて頂きます。また、ご希望に応じて一部を削除させて頂きます。
④個人情報の利用停止、または消去
当社が保有している個人情報について、ご希望に応じて、ご利用を停止させて頂きます。また個人情報の全部を消去致します。
⑤第三者への提供の停止
当社が保有している個人情報について、ご希望に応じて第三者への提供を停止致します。
(ご注意)
個人情報の利用停止や消去などを行った場合には、その後におきまして、当社からのサービスが十分にご提供できなくなる場合がございます。その点をあらかじめご了承の上ご請求頂けますようお願い申し上げます。
(2)手数料
個人情報の開示並びに利用目的の通知のお求めに対し、1件につき800円(税込み)を手数料としてご請求させて頂いております。個人情報の開示並びに利用目的の通知の際に上記ご請求書を同送させて頂きますのでお支払いをお願い申し上げます。 なお、個人情報の開示並びに利用目的の通知以外のお求めに際しましては、手数料のご請求は行っておりません。
(3)開示等のご請求方法及びお問い合わせ
開示等のご請求をされる場合には、当社所定の「開示等請求書」(注1)に必要事項を記入し、ご本人様または代理人(法定代理人)様がご本人であることを確認するために必要となる書類(注2)を同封のうえ、「10. 個人情報に関する受付窓口」まで、宅配便、書留、簡易書留、特定記録郵便など、配達の記録が残る方法によりお申し込みください。この方法によらない開示等のご請求(当社に直接お越しいただいた場合も含みます)には応じられませんので、予めご了承願います。また、開示等請求書の記載に不備があった場合やご本人様及び代理人(法定代理人)様がご本人であることを確認できなかった場合には、不本意ながらご請求お受けできませんので、あらかじめご了承願います。
(注1) 当社所定の「開示等請求書」
当社所定の「開示等請求書」は、当社受付カウンターより取得することが可能です。
また、「開示等請求書」をFAXや郵送、電子メールなどによって取得されることを希望される場合には、FAX、電子メール、郵送などでその旨を当社までご連絡願います。
(注2) ご本人様ならびに代理人(法定代理人)がご本人であることを確認するために必要となる書類
運転免許証のコピー(住所変更がある場合には裏面のコピーも必要)、旅券(パスポート)のコピー、健康保険証のコピー、年金手帳のコピー、印鑑登録証明書のコピーのいずれか1通です。なお、お申し出いただいた方が代理人又は法定代理人様の場合には、さらに次の書類も同封してください。
※運転免許証に本籍地が記載されている場合は、本籍の欄をマスキングしていただきますよう御協力をお願いいたします。
①本人様が開示等のご請求を行うことについて、その作業を代理人様へ委任した場合
ご本人様が開示等請求を行うに際して、その旨を委任したことが記載された「代理人委任状」など、代理人に代理権があることを確認できる書類(原本、コピー不可)。
②ご本人様が未成年者又は成年被後見人の場合
法定代理人様の戸籍謄本又は成年後見登記事項証明書など、法定代理権があることを確認できる書類(原本、コピー不可)。
(4)開示等、ご請求についてのご通知方法
お申し出いただいた方(開示等請求書に記載された請求者の氏名及び住所、またはメールアドレス)宛に、回答書面の郵送または電磁的記録(PDFファイル)の電子メールへの添付によりによりご通知致します。
また、ご本人様の開示等のご請求に対して、「(5)開示等を行わない場合」に該当する場合には、その理由をご通知致します。
個人情報の訂正、追加又は削除を行った際は、その旨及びその内容をご通知致します。
なお、ご通知までに日数を要することがありますので、あらかじめご了承をお願い申し上げます。
(5)開示等を行わない場合
次のいずれかに該当する場合には、開示等を行いませんので、予めご了承をお願い致します。
①利用目的の通知を行わない場合は以下です。
- ご本人様又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合。
- 当社の権利又は正当な利益を害する恐れがある場合。
- 国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがあるとき。
- 利用目的が明らかな場合。
- ご本人様の個人情報を当社が保有していない場合。
- ご本人様の個人情報を当社は保有してはいるものの、その個人情報が開示対象個人情報ではない場合。
- ご請求者様が所定の手数料をお支払い頂けなかった場合。
②個人情報の開示を行わない場合は以下です。
- 法令の規定により特別の手続が定められている場合。
- 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合。
- 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼす恐れがある場合。
- 法令に違反することとなる場合。
- ご本人様の個人情報を当社が保有していない場合。
- ご本人様の個人情報を当社は保有してはいるものの、その個人情報が開示対象個人情報ではない場合。
- ご請求者様が所定の手数料をお支払い頂けなかった場合。
③訂正、追加又は一部削除を行わない場合は以下です。
- 開示対象個人情報の内容に間違いがなかった場合。
- 法令の規定により特別の手続が定められている場合。
④利用の停止、消去又は第三者への提供の停止を行わない場合は以下です。
- 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合。
- 法当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼす恐れがある場合。
- 法法令に違反することとなる場合。
(6)開示等を行わない場合
開示等のご請求により取得した個人情報は、開示等の手続きに必要な範囲内でのみ利用します。また、提出いただいた書類は、適正に廃棄します。
9. 安全管理措置
当社では個人情報の取り扱いにおいて、安全管理措置として、基本方針の策定、個人情報保護実務規程の策定と実施、社内体制の整備、従業員の教育、入退室管理、不正アクセスの予防及びアクセス制御等を講じています。
10. 個人情報に関する受付窓口
当社が保有している個人情報に関する開示等のお申し込み、お問い合わせ、その他苦情などの相談につきましては、以下に記載した「個人情報保護に関するお問い合わせ窓口」まで、電話、メール、FAX又は郵便によりお申し出くださいませ。
[個人情報保護に関するお問い合わせ窓口]ケイ・アイシステム株式会社個人情報保護管理者 兼 個人情報保護苦情・相談窓口: 今井 健一〒160-0022 東京都新宿区新宿6丁目29番6号 エルツ6ビル 5階TEL:03-6273-9583(代表) FAX:03-6273-9584メール:imai@ki-system.jp
